Den moderna arbetsplatsen utvecklas och medarbetarna behöver inte längre sitta vid sitt skrivbord. I dag arbetar nästan 40 procent av medarbetarna helt eller delvis på andra platser, enligt IT-analysfirman IDC. Men platsoberoende arbete innebär utmaningar. Dell fann i en nyligen genomförd studie att över en tredjedel av medarbetarna globalt tyckte att distansarbete försämrade lagandan på kontoret.
Flexibla kontor, även kallat hotdesking, kan fungera som en bro mellan distansarbete och kontor. Hotdesking innebär att medarbetare delar gemensamma skrivbord. De använder tillfälliga arbetsstationer istället för att ha ett eget skrivbord. När medarbetare kommer till kontoret sätter de sig vid ett ledigt skrivbord.
Flexibla kontor kan, om de är väl utformade och genomförda, skapa knytpunkter för samarbete. Medarbetarna känner sig mindre isolerade och företagskulturen stärks. Små och medelstora företag kan effektivisera kontorsytan eftersom färre skrivbord står oanvända.
1. Uppmuntra medarbetarna att anpassa sin arbetsstation för dagen
De flesta gillar att omge sig med personliga tillhörigheter, familjefoton och eget kontorsmaterial som pennor och anteckningsböcker. Det kan vara svårt på flexibla kontor och arbetsstationerna kan upplevas som kalla och opersonliga. ”Skrivbordet blir bara en plan yta, snarare än en plats med personlig touch”, förklarar Leitz i en rapport.
Gör det enkelt för medarbetarna att göra den tillfälliga arbetsplatsen mer personlig. Se till att det finns lådor, bokhyllor och skåp där de kan låsa in sina tillhörigheter. Ta en titt på staplingsbara lådor som maximerar det tillgängliga lagringsutrymmet. De gör det enkelt att förvara tillhörigheter och förflytta dem mellan olika skrivbord och samtidigt hålla kontoret snyggt och prydligt.
2. Låt ergonomi vara ledord i utformningen av arbetsstationerna
En forskningsrapport från Kensington visar att ergonomin är den främsta utmaningen på flexibla kontor. Det är viktigt att kunna justera stolar, skrivbord och skärmar.
Skaffa ergonomiska stolar i god kvalitet, med justerbara armstöd, vinklar och höjder. Tillbehören kan ytterligare förbättra bekvämligheten och produktivitet. Ta till exempel Kensington Smart-Fit-systemet med stativ för bärbara datorer, ryggstöd, musmattor och fotstöd. Det är viktigt att medarbetare snabbt kan justera den tillfälliga platsen varje morgon och att de kan jobba så bekvämt som möjligt hela dagen.
3. Underlätta samarbete med flexibla, bekväma gemensamma utrymmen
I en europeisk studie fann IBM att personer som regelbundet distansarbetar upplever svårigheter med att samarbeta och kommunicera med andra. Ett samarbetsvänligt kontor ger medarbetare fler skäl att komma till kontoret för att bolla idéer eller helt enkelt skapa bättre relationer med sina kolleger.
I rapport från Leitz i USA kan vi läsa att design inte bara handlar om miljö utan även om känsloenergi, beteenden och företagets kultur och varumärke. Gör gemensamma utrymmen inbjudande med bekväma, sköna sittplatser. Häng upp whiteboardtavlor så att det är enkelt för medarbetare att samlas och bolla idéer. Nobos breda whiteboardtavla är utformad efter hur människor fungerar och arbetar. Det ofta överflödiga utrymmet längst upp och längst ned är borta. Istället finns mer utrymme på sidorna, för att alla kreativa tankar ska få plats. Placera whiteboardpennor och notisblock i närheten. Det här är enkla justeringar som kan främja samarbete och stärka företagskulturen.
4. Liva upp och dela in med färg
Flexibla kontor hyllas som ett effektivt sätt att dra nytta av utrymmet, men det finns en risk att kontoret blir intetsägande och tråkigt. Ett trist kontor är inte en varm, välkomnande plats att arbeta på.
Färg på kontoret kan göra underverk. Forskning visar att blått ökar kreativiteten medan rött kan ge större fokus på detaljer. Se till att färgen på förvaring, tillbehör och möbler känns som en förlängning av företagets varumärke. Färgglada lådor och andra företagstillbehör kan ge liv åt kontoret.
5. Uppmuntra en hygienisk arbetsmiljö
Den andra största utmaningen, efter ergonomin, är hygienen. Skrivbord och kontorsutrustning kan vara några av de smutsigaste ytorna på kontoret.
När många personer delar skrivbord är det viktigt alla rengör och desinficerar allt innan de går för dagen. Gör det enkelt för de anställda att hålla god hygien. Tillhandahåll desinfektionstrasor och handsprit och skicka runt den här informationen om att hålla arbetsytorna bakteriefria.
6. Se till att det finns kontorsmaterial på kontoret
Stora framsteg görs inom teknik och mobila enheter, men medarbetarna behöver fortfarande kontorsmaterial. I Leitz-rapporten Work is Where You Are konstateras det att en genomsnittlig kontorsmedarbetare fortfarande hanterar över 10 000 ark papper om året.
Se till att det finns häftapparater, hålslag, saxar, penn- och prylställ och andra viktiga föremål. Leitz WOW-sortiment finns i en rad färger som gör att kontoret känns vänligare och mer inbjudande.
