Trots att vi kommunicerar mer och mer papperslöst läggs det fortfarande stora summor pengar på utskrifter och olika former av tryckkostnader. Men som du kanske vet kan utskriftskostnader påverka företagets budget ordentligt om du inte förstår och kontrollerar dem på rätt sätt, antingen genom att använda ett billigt tryckeri eller genom att räkna på kontorets egna tryckkostnader.
Sänk kontorskostnaderna med vår utskriftskostnadsberäknare
För att göra det lättare för dig har vi tagit fram en enkel formel som du kan använda som utskriftskostnadsberäknare. Den kommer att hjälpa dig få grepp om ditt utskriftsspenderande och huruvida ditt val av bläckpatron är ekonomiskt rätt för dig. Den är dessutom superenkel att använda och kommer att hjälpa dig att räkna ut din utskriftskostnad per sida.
För att kunna använda formeln behöver du ta reda på hur många sidor en bläckpatron räcker till. Den här informationen hittar du ofta på skrivartillverkarens hemsida, tillsammans med prisuppgifter. För kostnadsberäkningarna av dina svartvita utskrifter behöver du bara priset på din svarta bläckpatron, men du kommer även att behöva priset på de andra patronerna för att räkna ut kostnaderna för färgutskrifter; svart, cyan, magenta och gul. Så fort du har den informationen kan du lägga in den i formeln och räkna ut din utskriftskostnad per sida.
Även om det här är ett mycket användbart verktyg finns det en rad andra faktorer som också kan påverka ditt företags utskriftskostnader, så vi har listat ett antal tips som kan hjälpa dig att skära ner på dem.
1. Behöver du verkligen skriva ut?
Ta dig en funderare och överväg om du verkligen behöver utskriften innan du klickar på Skriv ut-knappen. Fundera också över om dina kollegor kan dela dokument och om sannolikheten att dokumenten slängs efter mötena är stor. Se också till att förhandsgranska utskriften ordentligt innan du skriver ut. Du kan spara in på onödiga utskrifter genom att dubbelkolla dokumentet efter stavfel och formatproblem.
2. Använder du rätt format?
Du kan spara in på ditt företags egna tryckkostnader och utskriftskostnader bara genom att ändra sidformat. Genom att minska mängden tom yta på dokumenten och introducera något mindre marginaler kan du maximera varje sida du skriver ut. Alternativt kan du titta närmare på dina utskriftsinställningar och skriva ut dubbelsidigt för att halvera din pappersanvändning. Du kan dessutom minska din pappersanvändning ytterligare genom att skriva ut flera sidor på samma papper till interna presentationer.
3. Internt eller externt?
Försök att använda rätt papper för rätt ändamål. Använd ett papper av hög kvalitet som imponerar till externa dokument som ska se professionella ut. För interna dokument kan du istället reducera bläck- och toneranvändningen genom att ändra skrivarinställningarna till utkastläge. Då används direkt mindre bläck per utskrift, vilket passar för oviktiga dokument och hjälper dig att spara pengar. Sedan är det bara att ändra tillbaka till högre kvalitet vid utskrift av externa dokument.
4. Använder du rätt bläck?
Tack vare vår smarta formel kan du lätt se prisskillnaden mellan svartvita utskriftskostnader jämfört med dem i färg. Spara pengar i företaget genom att välja svartvita utskrifter av interna dokument och använd de dyra färgpatronerna till externa dokument där kvalitetskraven är högre.
5. Har du rätt skrivare?
Du kanske tror att du sparar genom att inte lägga pengar på en sprillans ny skrivare, men genom att uppgradera till en nyare modell kan du faktiskt spara pengar i det långa loppet och göra din utskriftsprocess lite smidigare. Varför? Därför att gamla skrivare tenderar att vara mer ineffektiva, både vad gäller bläck och papper, än de flesta nytillverkade varianterna.
Genom att ta till dig de här tipsen och använda vår smarta utskriftskostnadsberäknare kan du introducera en utskriftsprocess som är mer kostnadseffektiv i ditt företag. Osäker på vilket bläck som är rätt för dig? Använd vår bläck- och tonerguide för att hitta det perfekta bläcket för dina utskriftsbehov.
