Vi är många som har suttit i ett klassrum och hört det bullriga ljudet från overheadprojektorn som rullas fram varpå en klasskamrat blir ombedd att springa och släcka lampan. Redan här skapas ett intresse och en spänning kring vad som kommer att visas upp på väggen. Detta berodde mycket på den visuella presentationen som overheadprojektorn gav men också att vi fick komma fram och skriva på det blanka bladet och känna oss delaktiga i undervisningen på ett helt annat sätt.
Whiteboardtavlan fungerar på ett liknande sätt för företag idag. Många organisationer har veckomöten, brainstormingsessioner och presentationer där en whiteboard fungerar likt overheadprojektorn. Den skapar engagemang, spänning och framförallt delaktighet.
Nedan har vi listat 7 tips på hur ni kan använda whiteboardtavlan för att förbättra ert nästa möte.
1. Skapa en mötesagenda
Ett möte kan lätt sväva iväg till konversationer som istället för organisationens mål, handlar om en kollegas hund. Därför är det viktigt att tidigt presentera en agenda och ett syfte för mötet och med hjälp av en whiteboardtavla kan ni presentera den på att klart och tydligt sätt. Här sätter du tidigt en tydlig ton för mötet så att alla lätt kan hänga med i vad som diskuteras.
Exempel på en mötesagenda:
- Skriv upp mötets mål
- Identifiera och lista mötesämnen
- Diskussion – skriv upp idéer som uppkommer
- Tilldelning av arbetsuppgifter – Anteckna vem som ska göra vad
- Summering – Lista de viktigaste synpunkterna mötet gav
2. Skriv tydligt
Innan du skriver upp mötesagendan, börja alltid med att sudda ut eventuella anteckningar som lämnats kvar på whiteboardtavlan och som inte är relevant för ert möte. När mer och mer tankar börjar fylla tavlan är det också viktigt att konsekvent sudda ut det som är irrelevant för att det inte ska bli alltför rörigt.
En annan orsak till oreda är om någon som skriver slarvigt får fatt i whiteboardpennan. Det är väldigt viktigt att de som väljer att skriva upp en tanke gör det med noggrannhet så att hela teamet kan tyda vad det står. Om inte detta görs kan det leda till hack i mötet med frågor som ”Vad står det längst upp till höger?” eller ”Menar du ’produktiv’ eller ’produkter’?”. För att slippa dessa stopp, skriv ordentligt och så pass stort så alla i rummet enkelt kan se vad det står.
3. Uppmuntra kreativitet
När alla vet att man ska skriva stort och ordentligt är det hög tid att dela ut whiteboardpennor och notislappar till alla på mötet. Redan här skapas en form av delaktighet eftersom det inte bara är en person som håller i pennan, alla har en penna och är fria att uttrycka sina idéer och visa vad de kan.
Uppmuntra nu medarbetarna att resa sig upp, gå fram till whiteboardtavlan och skriva upp sina idéer i relaterat till mötesämnet. Låt dem vara kreativa att måla upp sina tankar och idéer för att få alla att lättare förstå idén och ta den till sig.
4. Skapa en plats för spontana idéer
När ni har varit uppe och skrivit/målat upp era tankar betyder det inte att man ska sätta ett lock över idégrytan. Därför är det alltid bra att ha ett utvalt utrymme på whiteboardtavlan som är tillägnad spontana idéer.
Uppmana medarbetarna att skriva upp sina spontana idéer på en notislapp och klistra upp under detta utrymme. Se det som en slags parkeringsplats där idéer som inte hör till det aktuella ämnet kan samlas för att tas upp under ett senare tillfälle. Dessa spontana tankar bör skrivas upp direkt när snilleblixten slår ner så inte ett potentiellt genidrag går förlorat.
5. Håll er whiteboard organiserad
När idéerna börjat att flöda, kan whiteboardtavlan svämma över av ord, bilder och notislappar. Försök därför att organisera era idéer efter kategorier, kolumner och sektioner i enlighet med er mötesagenda. På så sätt blir alla anteckningar och bilder så lätta som möjligt att förstå.
Kategoriseringen av era idéer kommer vara ett hjälpfullt verktyg för alla inblandade samtidigt som det får mötet att flyta på mot det gemensamma målet.
6. Inkludera alla i diskussionen
Nu är whiteboardtavlan fylld med alla möjliga sorters tankar och idéer. Förhoppningsvis från var och en i teamet. Ta nu en tyst minut eller två, låt alla titta på tavlan och bearbeta vad som egentligen står där.
Nu kan ni antingen släppa ordet fritt eller låta var och en få sin tid i rampljuset att prata om de olika idéerna och kategorierna. Det viktigaste är att ingen idé eller fråga är för dum för att ställas och alla ska känna sig självsäkra att kunna uttrycka sina åsikter.
7. Summera mötet
Sammanfatta de viktigaste punkterna som togs upp under mötet, skriv upp dem så att alla på mötet kan få en klar bild över det som diskuterades och vad som kom fram ur dessa diskussioner. Här kan du även ringa in de kommande arbetsuppgifterna som respektive teammedlem har att göra så att både personen i fråga och de andra vet vad som ska göras.
Delar ni mötesrum med flera avdelningar? Var då noga med att fota av tavlan innan ni suddar ut allting, detta för att nästa team ska komma in till en ren och fräsch whiteboardtavla samtidigt som att inga av era idéer ska gå förlorade.
Hoppas dessa tips kan hjälpa er att på ett framgångsrikt sätt involvera whiteboardtavlan i nästa möte och skapa samma spänning och delaktighet som overheadprojektorn en gång gjorde.
Ta gärna en titt på vårt breda sortiment av whiteboardtavlor och hitta din favorit!
