När du kommer tillbaka till arbetet efter en avslappnande sommarsemester kommer du förhoppningsvis att ha ny energi, vara utvilad och redo att ta dig an resten av året med färsk aptit på framgång.
Så det sista någon vill är väl att alla dessa goda avsikter, för att inte nämna den positiva energin, ska brytas ned under oändliga möten som kan verka skapa fler hinder än lösningar. Här är sju enkla produktivitetstips för mer effektiva möten.
Skapa en dagordning
Alltför ofta kommer möten ur kurs för att det inte finns någon tydlig struktur. Men om du skriver en dagordning, delar ut den före mötet och även visa den på en whiteboard i rummet för att hålla alla fokuserade blir det enklare att bocka av viktiga punkter i tur och ordning.
Håll antalet deltagare till minimum
Det kan verka självklart, men är faktiskt sant. Ju färre personer du bjuder in till ett möte, desto snabbare och effektivare blir det. Så när du gör upp en lista över personer att bjuda in, se till att de verkligen är relevanta för de frågor som ska diskuteras och kommer att kunna göra ett verkligt bidrag.
Få människor engagerade
Det räcker inte att bara ha rätt människor, de måste bli engagerade också. Så om det är en brainstorming, dela ut post-it-lappar så att de kan skriva ned sina idéer, eller använd ett 3M blädderblock för att skriva mötesanteckningar medan alla är där.
Använd ett stoppur
Vi har alla varit på möten som aldrig tycks ta slut. Ange en tidsgräns – och låt deltagarna veta att allt måste vara klart tills dess. Har ett stoppur på bordet och se till att alla kan se det – detta hjälper till att snabba på saker och ting och håller fokus på dagordningen.
Ha mötet stående
När du ordnar ett möte där deltagarna måste stå vill alla oftast beta av dagordningen så snabbt som möjligt. Stående möten tros också vara mycket mer produktiva.
Gör mötet till en telefonfri zon
Mobiltelefoner och mobila enheter alltid är en distraktion. Oavsett om det gäller personer som får samtal de “bara måste ta” eller de som söker information på nätet under mötet, betyder det att du inte har deras fulla uppmärksamhet. Så tala om för alla att mötet inte är någon plats för mobiltelefoner.
Skapa en parkeringsplats
På de flesta möten tas frågor upp som visserligen hänger ihop med det ämne som diskuteras, men inte är helt relevanta. Du kan undvika sådana sidospår genom att skapa en “parkeringsplats” för de här problemen, så att du bekräftar dem – men lovar att ta upp dem mer djupgående senare. Ett blädderblock eller stora mötesanteckningar är återigen ett bra sätt att föra register över frågor som tas upp.
Med hjälp av dessa sju tips kan du se till att mötena blir kortare, tydligare och mer fokuserade – samt mindre frekventa. På tal om det är det också värt att komma ihåg den amerikanske ekonomen och författaren Thomas Sowells kloka ord: “de minst produktiva personerna är oftast de som tycker bäst om att ha möten”.
