Möten är en ofrånkomlig del av kontorslivet. De kanske är dagliga avdelningsgenomgångar, presentationer från ledningen eller kanske till och med nya storaffärer. När de fungerar bra kan sådana sammankomster vara en riktig vitamininjektion för verksamheten som är informerande, energigivande och kan ge en känsla av att man har 100% klarhet om vad nästa steg är. Men om mötet inte lyckas engagera deltagarna kan de vara riktiga sömnpiller.
Att mötena blir effektiva beror naturligtvis på de människor som leder och deltar i dem, men det finns vissa metoder och utrustning som verkligen kan ge saker och ting liv.
Var förberedd
Om en formell presentation är en del av mötet, se till att du inte bara har rätt projektor eller skärm, utan också att du vet hur du ska använda den. Ingenting kan ta död på stämningen som de minuter som ägnas åt att pilla med kablar och inställningar medan publiken bara kan läsa orden “Ingen signal” som visas på skärmen. Därför är det viktigt att du förbereder presentationen i tid så att allt är klart när väl deltagarna är på plats. Det finns dessutom gott om alternativ till PowerPoint om du vill göra en presentation som sticker ut bland de hundratals andra som publiken har sett förut.
Bli interaktiv
På möten där du försöker samla in åsikter eller skapa ett nytänkande är interaktivitet nyckeln. Det är också viktigt att du har olika sätt att fånga upp vad som sägs. Det kan vara allt från en whiteboardtavla, ett diagram eller e-skärm till ett flyttbart blädderblock.
En whiteboardtavla är ett bra alternativ om du antingen skapar punkter eller ritar diagram samtidigt som du talar eller inte förväntar dig så mycket feedback. Ett flyttbart blädderblock med massor av sidor har andra fördelar eftersom det kan flyttas vart du vill, och även riva loss sidorna när de är ifyllda. Du kan också använda olikfärgade tuschpennor på blädderblocket för olika ämnen eller för att belysa vissa punkter – men se till att de är färska och att de inte får slut på färg.
Engagera åhörarna
Det kan verka självklart, och det är det. Om du kan få alla på mötet engagerade så kommer alla att få ut mycket mer av det. Stora mötesanteckningar är idealiska för detta eftersom du kan anteckna idéer och åsikter på dem och sätta upp på väggarna i mötesrummet.
Isbrytare är också ett bra sätt att uppmuntra till interaktion i början av mötet. Det kan vara allt från att alla berättar om det roligaste som hänt dem under veckan till deras märkligaste vardagsrutiner. Naturligtvis skulle detta inte vara rätt för en kundpresentation, men det skulle fungera bra i en mer avslappnad atmosfär bland människor som träffas för första gången.
Med det bästa presentationsverktyget för situationen, aktivt underlättande och rätt nivå av engagemang finns det goda chanser till ett bra resultat – och även en förnyad entusiasm inför möten i allmänhet.
