Ett bra arkiveringssystem är väldigt viktigt för att hålla sina dokument organiserade. Men skillnaden mellan arkiveringssystemet på jobbet och hemmakontoret är att hemma måste du hålla allt organiserat på egen hand. För att underlätta för dig har vi tagit fram matnyttiga tips på hur du kan lagra företagsdokument på ett organiserat vis trots att du arbetar på distans:
Hemarkivsystem
Först och främst, tänk på ditt arkivsystem som du har på kontoret och försök att kopiera det så gott det går. Kolla sedan vad du har för möbler hemma, finns det något du kan använda för att organisera ditt hemmakontor? Du kanske har ett arkivskåp hemma eller några praktiska brevkorgar eller mappar?
Om du inte har något som kan användas som ett arkivskåp bör du starkt överväga att införskaffa ett. När allt kommer omkring kommer hemmakontoret inte att upphöra att existera framöver och även när det gör det kommer du fortfarande att kunna använda skåpet för dina privata dokument och hålla dem organiserade.
Om du saknar plats för ytterligare en möbel hemma, finns det fortfarande några idéer för hemarkivsystem du kan använda. Metallådor ser ganska eleganta ut och de håller dina dokument lika säkra som ett skåp. Det enda du behöver köpa till är då extra upphängningsfiler som kommer hjälpa dig att få till extra bra ordning i skåpet.
Stora varuhus kan också erbjuda förvaringslådor och du kanske tycker att de är lika praktiska som förvaringslådor. De är platsbesparande, och det finns till och med några lådor med inbyggda avdelare.
Tips för arkivering på hemmakontoret
När du väl har bestämt dig för ditt hemarkivsystem är det nödvändigt att tänka på hur du organiserar ditt hemarkivsystem. Det är viktigt att organisera dina dokument eftersom det kommer underlätta för dig när du väl ska hitta ett dokument på kort varsel istället för att leta efter det i 30 minuter. Organisera därför dina dokument enligt ett system och dela upp dokumenten i kategorier. Detta beror på vilken typ av arbete du gör men det kan till exempel se ut så här:
- ATT GÖRA – Lägg alla dokument som inte är färdigställda här. Med hjälp av denna enkla vana kommer du aldrig att missa en deadline igen. Använd post-it lappar eller överstrykningspennor för att markera tidsfristen eller ge dem siffror som anger deras betydelse, till exempel från 1 till 5, där 1 betyder det minst viktiga och 5 det viktigaste.
- ARKIV – Detta är en plats för dokument som bara behöver lagras och inga ytterligare åtgärder krävs. Det är mycket viktigt att dela upp det här avsnittet i dokumenttyper såsom fakturor, beställningar och hälsofrågor etc. Varje dokument ska ha en kommentar, vilket gör det lättare att snabbt förstå vad det handlar om, till exempel inköp av kopieringspapper. Placera dem i ordning, börja med de äldsta och gå vidare till de nyaste.
- DOKUMENTFÖRSTÖRARE – Det här är platsen för de dokument som du inte bara kan kasta i sopsorteringen eftersom de måste strimlas på grund av sin känsliga data, till exempel personuppgifter, bankkontonummer eller företagshemligheter.
Viktigt för hemarkivsystem
Du kanske vet nästan allt om hur du lagrar företagsdokument medan du arbetar på distans. Men för att göra ditt arbete ännu enklare bör du använda speciella lagringsmappar. Det finns ett brett utbud av brevpapper som kan användas för detta ändamål.
Ett gem eller en plastmapp är väldigt användbara om du inte kan använda en hålslagare till dokumenten. En pärm är perfekt för lagring av långa kontrakt, eftersom den kan innehålla upp till 50 pappersark. En plastmapp skyddar dina dokument om du eller dina barn skulle spilla något på dem. Arkivpärmar är däremot mer lämpliga för större skåp eftersom de är mer skrymmande.
Det viktigaste rådet från alla dessa tips och lösningar är att jobba systematiskt. Använd tiden som finns i slutet av din arbetsdag och organisera dina dokument så du kan återkomma nästa dag till ett fint och prydligt skrivbord. Det är lättare än att spendera din dyrbara fritid på helgen för att göra det.
När du väl har organiserat ett hemarkivsystem och lärt dig hur man lagrar företagsdokument medan du arbetar på distans, kan du enkelt använda dessa tips för att lagra viktiga personliga dokument och bli en nöjd och välorganiserad person.
